Es ist notwendig, ein solches Formular von einer ganzen Anwendung zu unterscheiden, in der ebenfalls Formulare erscheinen, deren Fragen in diesem Fall Label/Beschriftungen heißen und auch als sehr verkürzte Fragen aufgefasst werden könnten. Der grundlegende Unterschied zu den Formularen, die für eine Befragung benötigt werden, und denen, die bei einer konkreten formular- und datenbankbasierten Anwendung zum Einsatz kommen, ist die fehlende Logik in den Formularen bzw. positiv gesprochen die Konzentration auf die reine Datenerfassung. Ein gewöhnliches Formular besitzt die Möglichkeiten, Daten zu erfassen und zu bearbeiten, was auch unter dem Oberbegriff der Datenpflege bekannt ist. In einem Formular für erweiterte Einsatzbereiche von Fragebögen ist jedoch lediglich die einfache Datenerfassung das Ziel. Eine Bearbeitung bereits eingegebener Daten soll nicht möglich sein.
Nun wird man zu Recht einwenden wollen, dass ja die Bearbeitung von Daten, d.h. ihre Anzeige in den schon vorhandenen Formularelementen sowie der Abruf und die Aktualisierung keine allzu großen Umstände machen sollte. Dies ist auch grundsätzlich richtig, wenn man sich nur auf diese reine Datenpflege konzentriert. Im Regelfall geht es aber auch in solchen Anwendungen, mit denen man Stammdaten verwalten kann, um mehr als nur die ganz reine Datenerfassung, die man an der Oberfläche oder bei einer spontanen Betrachtung der Anwendung sieht. In Wirklichkeit steckt dann doch eine gehörige Menge an Validierung und vor allen Dingen Logik in einer solchen Anwendung, die auch sehr auf das jeweilige Datenmodell zugeschnitten ist. Hier genügen Frage-Antwort-Datenstrukturen nicht mehr, sondern man bewegt sich definitiv im Bereich der reinen Anwendungsentwicklung. Diese Formulare können und sollen hier nicht gemeint sein. Es darf sich nur um solche Fälle handeln, in denen wirklich eine reine Frage-Antwort-strukturierte Datenerfassung vorliegt und diese Daten nach einer sehr klar abgegrenzten Erfassungsphase weiter verarbeitet werden.
Man kann bei der Erhebung von Merkmalen und ihren Ausprägungen nicht nur unterscheiden, auf welcher Skala die Ausprägungen gemessen werden, sondern auch, welcher Arten von Merkmalsträgern betrachtet wird. Bei der empirischen Sozialforschung ist es der Mensch; und auch bei Befragungen geht es ausschließlich um Menschen. Allerdings können mit einer Auswahl der gleichen Techniken, die bei einer Befragung zum Einsatz kommen, auch strukturierte Beobachtungen und Bewertungen durchgeführt werden. Die Objekte, die hier befragt werden, geben dabei selbst nicht direkt eine Antwort, sondern stattdessen kommt ein Beobachter zum Einsatz. Er ähnelt dem Interviewer, weil seine Rolle auch in diesem Bereich der Untersuchung darauf ausgerichtet ist, die verschiedenen Eigenschaften, die man untersuchen möchte, tatsächlich der Reihe nach zu bearbeiten und dabei die einzelnen Werte zu erfassen. Im Normalfall besteht keine Möglichkeit, die interessierenden Eigenschaften über die gleichen komplexen Oberflächenelemente zu erfassen wie bei einem elektronischen Fragebogen oder unterhaltsame und damit die Datenqualität steigernde audio-visuelle Antwortmöglichkeiten einzuführen wie bspw. Bildkarten. Vielmehr sind hier die Auswahl einer Antwort aus einer Reihe von vorgegebenen Antworten oder auch eine freie Antwort, die mit einer passenden Datentypbeschränkung validiert wird, besonders typisch.
Die strukturierte Beobachtung ist dann sinnvoll, wenn die Beobachtungsobjekte tatsächliche Gegenstände oder Prozesse sind, deren Eigenschaften mit einem vorgegebenen Schema strukturiert, nachvollziehbar und kontrolliert erhoben werden sollen. Die Eigenschaften können dabei über Fragen gut geprüft werden, die als Leitfaden für die Untersuchung dienen. Auch hier können die fragebogentypischen Elemente wie Filterfragen oder Kontrollfragen nützlich sein, wobei sie aber nicht unbedingt der gleichen Aufgabe dienen wie in einem Fragebogen, der von einem Teilnehmer-Beobachtungsobjekt direkt ausgefüllt wird. Eine Filterfrage dient zwar durchaus dazu, die beobachteten Objekte in verschiedene Kategorien einzusortieren, um dann spezifische Merkmale zu prüfen, doch eine Kontrollfrage soll nicht Inkonsistenzen aufdecken, die sich bspw. aus Fragebogeneffekten und damit aus der psychischen Verfassung/Einstellung des Teilnehmers erklären lassen können, sondern sie soll vielmehr wirklich inhaltliche Überprüfungen durchführen und dementsprechend Fehleingaben erkennen.
Fragebögen in diesem Bereich wirken nicht immer wie ein tatsächlicher Fragebogen einer sozialwissenschaftlichen Erhebung, weil die Themen und Formulierungen gänzlich unterschiedlich sind. Auch die Formatierung des gesamten Fragebogens kann sehr viel nüchterner und mehr wie ein (Online-)Formular wirken. Dies liegt oft an den nicht in Fragen, sondern in sehr kurzen Beschriftungen dargestellten Eigenschaften. In einem solchen Formular können voll ausformulierte Fragen sehr ungewöhnlich wirken, sodass man eher die Namen der Eigenschaften verwendet und damit einen sachlichen Formular-Stil entwickelt. Auch solche tabellarischen Darstellungen von Fünfer- oder Dreier-Skalen, in denen in der ersten Spalte die kurze Frage und in den anderen Spalten die Antworten stehen, ist weit verbreitet.
Tests in Form von Fragebögen werden typischerweise in einer schriftlichen
Durchführung in Papier-Form für die Ausbildung an Schule und Hochschule
wie auch elektronisch im Bereich der Zertifizierung und Qualifizierung
für die berufliche Bildung und Weiterbildung genutzt. Viele Elemente
eines Fragebogens erscheinen in einem solchen Test, wobei die häufigsten
vermutlich eine einfache Frage mit einer vorgegebenen Anzahl an
nominal-skalierten Antworten sind, aus denen einfach oder mehrfach
Antworten ausgewählt werden sollen. Weitere Elemente sind grundsätzlich
denkbar, aber sehr vom jeweiligen konkreten Einsatzgebiet und auch dem
Ziel, moderne und vielleicht sogar innovative Elemente in einem Test
benutzen zu wollen, abhängig.
Typische Anwendungssituationen sind hier also die folgenden:
Eigentlich einer Sonderform der strukturierten Beobachtung ist die Inhaltsanalyse. Ihr Untersuchungsgegenstand sind nicht ein beliebiger Gegenstand oder ein Prozess, die in der natürlichen Umwelt vorliegen, sondern vielmehr Texte oder auch weitere Multimedia-Formate wie Audio und Video. Man sollte deswegen eine Unterscheidung zwischen einer strukturierten Beobachtung und einer Inhalts- oder Medienanalyse vornehmen, weil man im Regelfall gerade nicht am Objekt des Buchs, des Magazinartikels oder auch des Bildes, des Films oder der Ton-Aufnahme interessiert ist, sondern vielmehr an ihren Inhalten, d.h. wiederum an Gegenständen und Prozessen, die man offensichtlich nicht direkt beobachten kann oder will, sondern die nur mit Hilfe des Mediums erfahrbar sind. Bei einer strukturierten Beobachtung, welche den Zustand, den Einsatz oder beliebige Eigenschaften der erwähnten Datei-Formate betrifft, geht es typischerweise um das Format als solches und gerade nicht um den Inhalt. Dies wäre dann bspw. wieder eine strukturierte Beobachtung von Medien einer bestimmten Gattung oder mit sonstigen gemeinsamen Merkmalen, die allerdings nicht direkt mit dem Inhalt verbunden sind. Eine Inhaltsanalyse interessiert sich dagegen für die in den Medien dargestellten Phänomene und nutzt sie dabei als Vermittler der ansonsten nicht durchführbaren oder notwendigen strukturierten Beobachtung.
Auch bei einer Inhaltsanalyse kommt ein Fragebogen zum Einsatz, der grundsätzlich fast alle Merkmale eines sozusagen gewöhnlichen Fragebogens aufweisen kann. Man kann sich lediglich gut vorstellen, dass interaktive Elemente oder bestimmte Techniken, die vor allen Dingen im Interview gut einsetzbar sind, hier aufgrund der fehlenden Dialog-Situation nicht verwendet werden (können). Liste von Fragen mit freien Antwortmöglichkeiten oder tabellarische Erhebung von Eigenschaften in unterschiedlichen Datentypen sowie natürlich auch vorgegebene Antwortvarianten zur Auswahl in einem eher formularähnlichen Aufbau lassen sich hier besonders gut denken.
Der Einsatzbereich solcher Fragebögen erstreckt sich naturgemäß auf alle Themen, die in gängigen Medien dargestellt werden. Betriebliche Szenarien sind hier insbesondere die Konkurrenzbeobachtung sowie der Aufbau von Wissensdatenbanken über Marktbewegungen, technische Anpassungen oder Entwicklungen, die man lediglich durch die Darstellung in Medien wie den öffentlichen Medien (Zeitung, Rundfunk, Fernsehen) sowie in den Veröffentlichungen von Verbänden, Forschungseinrichtungen, Unternehmen oder sonstigen Organisationen oder Privatpersonen erfahren und strukturieren kann. Hierbei ist es oft so, dass die wesentlichen Inhalte einer thematisch begründeten Fundstelle strukturiert untersucht werden und schließlich auch, wenn es technisch und rechtlich möglich ist, die Fundstelle in Form einer Kopie auch selbst direkt für Detail-Untersuchungen oder als vollständiger Nachweis gespeichert werden.
